Un team building réussi ne nécessite pas forcément de vider son portefeuille, il est tout à fait possible de créer un événement mémorable et fédérateur sans se ruiner. Le team building est aujourd'hui un outil connu pour améliorer le bien-être des employés, renforcer la cohésion entre les équipes et améliorer la marque employeur d'une entreprise. Cependant, entre la location de salles, les repas, le nombre de participants et les animations, l'addition peut vite grimper. Rassurez-vous, il existe des solutions pour les budgets limités. Dans cet article, nous partageons avec vous nos astuces de professionnels pour optimiser vos dépenses tout en favorisant l’esprit d’équipe sans sacrifier la qualité de votre team building.
Les frais de transport peuvent rapidement alourdir le budget d’un événement. Qu’il s’agisse de louer un bus, de rembourser les frais kilométriques des collaborateurs, ou d’organiser des trajets en train, ces dépenses peuvent rapidement peser lourd sur le budget global. Une solution simple ? Choisir un lieu proche de votre entreprise. La France regorge de sites magnifiques un peu partout sur le territoire, il y en a forcément tout près de chez vous. En ciblant un endroit à proximité, vous réduisez non seulement les coûts liés au transport, mais aussi le temps de trajet, ce qui est souvent apprécié par les participants.
Notre astuce : pensez aux sites de mariage
Pour trouver des lieux originaux et adaptés, pensez à consulter les sites ou annuaires spécialisés dans les mariages. Ces endroits sont souvent très bien équipés pour accueillir des groupes et disposent d’espaces idéaux pour les activités de team-building. De plus, en les réservant hors saison (automne, hiver ou début du printemps), vous pourrez bénéficier de tarifs bien plus avantageux.
Minimiser la distance n’est pas seulement un gain financier, c’est aussi une façon de simplifier la logistique et de réduire votre impact écologique !
Quand on organise un séminaire ou un team building sur plusieurs jours, les frais de restauration sont importants. Une astuce simple et efficace pour limiter ces coûts : concentrer les repas sur les moments centraux de l’événement, en excluant ceux de l’arrivée et du départ.
Pour le premier jour, prévoyez une arrivée en début d’après-midi. Les participants peuvent déjeuner avant de venir ou emporter un repas pour le consommer sur la route ou à leur arrivée. Ce choix présente plusieurs avantages :
Le dernier jour clôturez le séminaire en fin de matinée. Les participants pourront déjeuner après leur départ sur le chemin du retour ou une fois rentrés chez eux. Si le lieu est proche de l’entreprise, comme suggéré dans notre Conseil n°1, cela limite les contraintes liées au temps de trajet.
Cette idée réduit le nombre de repas à votre charge et l’expérience de vos équipes restent optimale. Cela allège votre budget, surtout pour les gros groupes !
Dans l’organisation d’un séminaire ou d’un team building, ce n'est pas un secret : il faut s’y prendre à l’avance ! Les plans de dernière minute entraînent souvent des coûts élevés et des options limitées. En planifiant votre événement tôt, vous maîtrisez les dépenses et optimisez l’organisation.
En contactant les prestataires dès le début de votre planification, vous prenez le temps d’échanger et, surtout, de négocier. De plus, comparer plusieurs devis permet de sélectionner la meilleure option sans compromis majeur. Cela vous offre la possibilité d’évaluer le prix, les prestations incluses, la qualité du service et les avis des clients. À l’inverse, attendre trop longtemps risque de vous priver des meilleurs prestataires. Ces derniers risquent d’être déjà occupés, ce qui vous contraint à accepter des alternatives moins intéressantes et potentiellement plus coûteuses.
S’y prendre à l’avance représente donc un gain financier, mais aussi, et surtout, un gain en organisation et en tranquillité d’esprit. Moins d’urgence, moins de stress, et plus de temps pour ajuster les détails et anticiper les imprévus.
L’animation est essentielle pour la réussite de votre événement. Pour limiter les frais liés à celle-ci, pensez à valoriser les talents au sein de vos équipes.
Par exemple, si vous avez un collègue musicien, proposez-lui de donner un petit concert d’introduction avant le début de l’événement ou de la soirée. Si l’un de vos collaborateurs est passionné de yoga ou de relaxation, pourquoi ne pas lui demander d’organiser une session pour détendre les participants en fin d'après-midi ? Ou encore, si un membre de l’équipe est doué en pâtisserie, pourquoi ne pas lui confier l’animation d’un atelier de cuisine ? Ces activités permettent de réduire les coûts tout en mettant en avant les talents internes et en remplaçant le besoin d'un animateur.
Vous pouvez aussi miser sur des team-buildings comme des olympiades ou des jeux de société. Peu coûteux en matériel, ces jeux peuvent être animés par des membres de l’équipe. Découvrez quelques idées juste ici.
Bien qu’une agence puisse sembler représenter un coût supplémentaire, elle peut en réalité vous faire économiser de l'argent sur l'ensemble de l'organisation.
Les agences bénéficient de partenariats avec des prestataires (hôtels, transporteurs, restaurateurs, etc), à vous les réductions grâce à des accords de fidélité ou des tarifs préférentiels ! De plus leur force de négociation avec les prestataires vous permet d’obtenir des offres plus avantageuses pour la même qualité de service.
En faisant appel à une agence, vous réduisez également les frais internes : pas besoin de mobiliser du personnel pour gérer l’événement. Le temps interne est rarement comptabilisé comme une dépense, mais il alourdit en réalité le cout global de votre événement.
En résumé, bien qu'une agence facture des honoraires, ceux-ci sont largement compensés par les économies qu'elle vous fait réaliser grâce à son expertise, son réseau et son expérience de la mise en œuvre dans un budget contraint. De plus, elle vous libère du temps, et vous assure le bon déroulement de l’événement. C’est encore mieux lorsque l’agence adapte ses services à vos besoins et à votre budget, comme c’est le cas chez nous !
Organiser un team building mémorable sans exploser son budget est tout à fait possible grâce à une planification réfléchie et à des choix stratégiques. L'implication d'une agence spécialisée comme Roadbook peut également s'avérer bénéfique en vous offrant des solutions sur-mesure adaptées à votre portefeuille, des réductions avantageuses et une gestion professionnelle de l'ensemble du projet. En somme, avec un peu de créativité et d'anticipation, un team building réussi est à votre portée.
